От 16 Февруари 2019 г. се прилагат нови правила за опростяване на изискванията за представяне на някои официални документи в Европейския съюз, приети чрез Регламент 2016/1191 на Европейския парламент и на Съвета.Основната цел е да се насърчи свободното движение на хора в рамките на Съюза чрез опростяване на административните формалности и намаляване на съществуващите разходите за гражданите.
Съгласно новите правила, официални документи издадени в една държава от ЕС, трябва да бъдат приети като автентични в друга държава от ЕС, без да е необходимо подобни документи да имат печат за автентичност (апостил). Официалните документи, попадащи в обхвата на регламента, уреждат по-конкретно гражданското състояние, например раждане, смърт, брак, регистрирано партньорство, развод, произход, осиновяване, но също и местопребиваването, местоживеене и липсата на съдебно минало.
Премахва се задължението за гражданите да представят във всички случаи заверено копие и превод на издадените им официални документи. За целта е предвидено да се издават многоезични стандартни удостоверения на всички езици на ЕС, които ще се прилагат към официалните документи за улеснение на превода. В България многоезични стандартни удостоверения могат да бъдат издадени за публични документи, удостоверяващи раждане, смърт, брак, брачна дееспособност, семейно положение, местоживеене или местопребиваване и чисто съдебно минало.
Новите правила са приложими единствено по отношение на изрично посочените в Регламента официални документи. За другите документи, включително такива, касаещи правния статут на юридически лица - извлечения от съответни регистри, дружествени документи, както и пълномощни - заверки и апостил продължават да се изискват. Предвидено е до началото на 2021 г. Европейската комисия да изготви доклад, в който да бъде разгледана необходимостта от разширяване обхвата на правилата, така че да бъдат включени и официални документи, свързани с юридическите лица, както и дипломи, удостоверения и други документи за професионална квалификация.
